Đã bao giờ bạn tự hỏi tại sao trong một ngày có người hoàn thành rất nhiều việc một cách hiệu quả, còn có người không thể làm được việc gì rồi để mỗi ngày trôi qua một cách vô nghĩa? Đó chính là sự khác nhau giữa những người biết quản lý thời gian và những người chưa biết. Mỗi người có quỹ thời gian 24 giờ/ngày, vậy làm thế nào để mỗi ngày trôi qua đều là một ngày năng suất và có ý nghĩa? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây về các phương pháp quản lý thời gian để chúng ta có thể cân bằng được việc học tập, làm việc và nghỉ ngơi nhé.
MA TRẬN EISENHOWER
Một cách để sắp xếp mức độ quan trọng của các công việc trong to-do list của mình đó là sử dụng ma trận Eisenhower. Ma trận Eisenhower là một khung quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên bằng cách phân loại nhiệm vụ công việc theo 2 mức tính chất: khẩn cấp và quan trọng.
Trước tiên hãy liệt kê những công việc bạn cần làm, bao gồm cả việc quan trọng và việc không quan trọng. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức): Cấp độ này gồm 3 loại việc:
- Loại việc xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, các cuộc điện thoại quan trọng,...
- Loại việc xảy ra đoán trước được: Các cuộc họp đã lên sẵn, họp định kỳ, sinh nhật,...
- Các công việc hạn chót: Làm báo cáo, làm bài tập,...
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau): Đây là những công việc bạn không cần làm nhanh nhưng là những công việc cần tích lũy làm lâu dài để đạt được thành tựu mong muốn.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác): Đây là những công việc không quan trọng nhưng đột ngột xuất hiện. Bạn có thể hoàn thành thật nhanh hoặc từ chối một cách lịch sự để không ảnh hưởng đến công việc chính của mình.
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ): Những công việc này thường không đem lại lợi ích gì, bạn chỉ nên dành khoảng 5% thời gian để hoàn thành chúng, tránh ảnh hưởng đến các công việc quan trọng hơn.
Cách phân bổ thời gian phù hợp với các mức độ:
- Mức 1: ~15-20%
- Mức 2: ~60-65%
- Mức 3: ~10-15%
- Mức 4: ~5%
POMODORO
Một số người có thể thức trắng đêm, làm việc nhiều tiếng liên tiếp nhưng sau đó bị rơi vào trạng thái ngủ bù để hồi sức. Rõ ràng thói quen này có thể khiến sức khỏe của bạn bị ảnh hưởng, đồng hồ sinh học không ổn định, thậm chí còn khiến công việc bị dồn chất đống. Đây được coi là hiện tượng “phấn khích ảo”, có nghĩa là chỉ làm việc được hăng say trong một khoảng thời gian nhất định mà thôi.
Nếu bạn đang rơi vào trạng thái đó thì Pomodoro sẽ giúp bạn làm việc tập trung, sáng tạo và bớt mệt mỏi hơn rất nhiều. Để thực hiện phương pháp này, bạn chỉ cần thực hiện theo 5 bước đơn giản sau đây:
Bước 1: Lựa chọn công việc mình cần làm
Bước 2: Đặt thời gian thực hiện công việc, thường sẽ là 25 phút
Bước 3: Hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã đặt
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút
Bước 5: Sau 4 ca Pomodoro như vậy, hãy nghĩ ngơi khoảng 15-20 phút rồi tiếp tục công việc bạn nhé.
BATCHING
Batching là phương pháp làm các nhóm việc, nếu có những đầu việc mình có thể làm lại sau trong ngày thì mình sẽ gộp chúng lại và làm một thể.
Ví dụ về nhóm việc với email, bạn có thể dành ra khoảng 1 tiếng để check email, viết email, gửi email. Nếu bạn có thể sử dụng phương pháp Batching này thì sẽ rất hiệu quả đối với công việc vì bản thân khi đó đã vào được guồng làm việc.
LUẬT PARKINSON
Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn đặt ra cho một công việc nào đấy càng dài thì công việc đó sẽ tự khắc “nở” ra để vừa với khoảng thời gian ấy.
Vậy nên để làm việc hiệu quả, mình cần tạo áp lực thời gian cho mình. Đặc biệt đối với những công việc không có deadline, bạn cũng nên tự tạo deadline cho mình để thắng quy luật Parkinson này.
QUY TẮC 2 PHÚT
Quy tắc 2 phút được tác giả David Allen viết trong cuốn sách Getting Things Done - một trong những cuốn sách nổi tiếng nhất về cách quản lý thời gian. Về cơ bản, quy tắc này tức là khi bạn đối diện với những công việc có thể hoàn thành trong khoảng 2 phút thì bạn nên hoàn thành ngay lập tức chứ không nên trì hoãn. Quy tắc này sẽ giúp bạn chống lại luật Parkinson một cách hiệu quả hơn.
SỬ DỤNG CÁC ỨNG DỤNG
Bên cạnh các phương pháp trên, các bạn có thể sử dụng các ứng dụng để hỗ trợ quản lý thời gian làm việc của mình.
Forest
Khi sử dụng app này, bạn vừa có thể tập trung làm việc vừa trồng được cây. Về cơ bản, bạn sẽ thiết lập thời gian làm việc của mình, tối đa là 120 phút. Sau khi lựa chọn thời gian và bấm nút trồng cây, bạn sẽ bắt đầu làm việc. Nếu trong thời gian đó bạn vẫn sử dụng điện thoại thì cây sẽ bị héo khô.
Evernote
Evernote là ứng dụng không còn xa lạ đối với chúng ta. Dưới đây là những tính năng nổi trội của Evernote giúp ứng dụng này nổi tiếng vượt trội so với các ứng dụng khác:
- Hoàn thiện những tính năng hữu ích giúp quản lý thời gian hiệu quả: sắp xếp lịch làm việc với thời hạn rõ ràng, hẹn giờ, nhắc nhở qua email, hỗ trợ đính kèm tập tin,...
- Dễ dàng mời người khác cùng theo dõi các nhiệm vụ trên Evernote.
- Tạo nhiều nhiệm vụ và thảo luận dù bạn ở bất cứ nơi đâu.
- Phát triển hệ sinh thái và bộ nhớ đám mây bằng cách tích hợp với những nền tảng khác như Gmail, Slack, Salesforce,...
Notion
Đây là ứng dụng đang rất hot trong thời gian gần đây. Không chỉ là nơi giúp sắp xếp công việc, Notion còn có template và hình họa vô cùng trendy. Ứng dụng này cực kỳ sáng tạo nên rất phù hợp cho những bạn làm việc trong ngành marketing, truyền thông, thiết kế.
Trello
Đây là ứng dụng không còn xa lạ đối với những người làm việc văn phòng bởi sự tiện lợi và dễ dàng sử dụng của nó. Tại đây, bạn không chỉ lên kế hoạch làm việc cho bản thân mình mà còn có thể chia sẻ với các đồng nghiệp, hội nhóm của mình.
Todoist
Todoist có tất cả các tính năng đầy đủ của một ứng dụng to-do list. Từ việc tạo và quản lý các đầu việc theo danh sách riêng lẻ hay theo từng dự án, sắp xếp mức độ ưu tiên công việc, cho đến cộng tác với các thành viên người dùng khác cho những công việc yêu cầu quy mô lớn hơn.
Trên đây là những phương pháp quản lý thời gian mình thường sử dụng để có thể cân bằng giữa việc học, làm việc và chăm lo cho bản thân một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, mình cũng thường xuyên sử dụng phần note mà Win11 đã cài sẵn trong em Vivobook 14 A415 của mình vì nó rất tiện mỗi khi đang sử dụng laptop. Các bạn cũng hãy tận dụng ứng dụng này nha. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích với bạn.
CHỦ ĐỀ TƯƠNG TỰ
- Laptop AI Zenbook DUO Rò Rỉ Cấu Hình: Intel Core Ultra 9 285H/2TB/Giá 3679USD Tại UAE
- Tại sao dùng Outlook mới của Windows 11 tốt hơn Mail & Calendar
- Nhận Code Sonic Frontiers Khi Mua ROG Ally Và Ally X Mùa BlackFriday
- CTKM: ĐẠI TIỆC ROG GIÁNG SINH LY KỲ
- Mua sản phẩm RTX 40 series nhận code game Indiana Jones and the Great Circle: Digital Premium Edition
