Microsoft Word cho phép bạn tìm kiếm các từ trong một tài liệu và thay thế tất cả từ đó bằng một từ khác. Tuy nhiên, trong công cụ thay thế này có một số tính năng giúp bạn tìm kiếm và thay thế một cách chính xác và tối ưu hơn, như việc thay thế “internet” bằng “Internet”, hoặc thay đổi tất cả từ "reign" và "rain" thành "rein”. Hãy xem xét điều này chi tiết hơn.
Truy Cập Tìm Kiếm và Tìm Kiếm Và Thay Thế Trong Word
Bạn có thể mở menu Find cơ bản bằng cách nhấn Ctrl+F khi Word của bạn đang mở. Tuy nhiên, bạn có thể nhấn Ctrl+H để khởi động công cụ Find và Find And Replace.
Tab Find giúp bạn thấy từ trong tài liệu bằng cách gõ bất từ mà bạn đang tìm kiếm vào ô Find What, và nhấp vào Find Next để tìm từ đầu tiên. Mỗi lần bạn nhấp vào Find Next, Word sẽ hiển những từ tiếp theo của từ đó. Ví dụ, tôi đã yêu cầu Word tìm kiếm từ “the” trong văn bản của chúng tôi.
Tab Replace cho phép bạn thay thế một từ bằng từ khác. Gõ từ bạn muốn thay thế vào ô Find What, sau đó gõ văn bản thay thế vào ô Replace With. Sau đó, nhấp vào Replace All để thay thế tất cả các trường hợp của từ gốc, hoặc click vào ô Replace để làm điều này một lần một (nếu bạn muốn theo dõi các thay đổi bạn đang thực hiện). Ví dụ, tôi đã thay thế từ “south” trong câu đầu tiên bằng từ “north.”
Tab Go To cho phép bạn di chuyển giữa các phần cụ thể của tài liệu của bạn—ví dụ, bạn có thể đi đến một đánh dấu sách nếu bạn đã đặt.
Cách truy cập Tìm kiếm và Thay thế nâng cao trong Word
Lưu ý: Các tùy chọn sau áp dụng cho cả tab Find And Replace khi bạn nhấn Ctrl + H.
Ngoài việc tìm và thay thế các từ cụ thể, bạn cũng có thể tìm và thay thế định dạng trong Word, hoặc như chúng ta sẽ khám phá, sửa đổi các thành phần cụ thể hơn trong tài liệu của mình.
Sau khi mở cửa sổ Find And Replace (Ctrl + H), hãy nhấp vào More,
Công cụ sẽ hiển thị cho bạn nhiều tính năng khác mà bạn có thể thực hiện như:
Match Case: Phân biệt chữ hoa/thường
Match Case sẽ tìm kiếm từ bạn nhập giống như chức năng Find And Replace thông thường, nhưng chú ý đặc biệt đến việc chữ cái có viết hoa hay thường.
Ví dụ,
- Nếu bạn nhập "Việt Nam" và không kích hoạt "Match Case", Word sẽ hiển thị tất cả kết quả có chứa "Việt Nam", "việt nam", "Việt nam", v.v.
- Nếu bạn nhập "Việt Nam" và kích hoạt "Match Case", Word chỉ hiển thị kết quả có chứa "Việt Nam" (viết hoa chữ cái đầu tiên).
Để dùng tính năng này, bật ô "Match Case". Sau đó, trong ô Find What, nhập từ bạn muốn thay thế, chú ý chính xác đến việc viết hoa/thường. Tiếp theo, nhập phiên bản đã sửa vào ô Replace With, và nhấp vào Replace All. Trong trường hợp này, chức năng sẽ thay đổi tất cả các trường hợp "internet" (chữ thường) thành "Internet" (chữ hoa).
LƯU Ý: Nếu chỉ bật ô "Match Case", chức năng sẽ tìm tất cả các trường hợp có tổ hợp chữ cái bạn đã nhập. Ví dụ, nếu tài liệu có từ "internets" (có thêm chữ "s"), chức năng cũng sẽ tìm thấy từ này. Nếu bạn không muốn điều này xảy ra, hãy đọc phần tiếp theo!
Find Whole Words Only: Chỉ Tìm Từ Nguyên Văn
Tính năng "Find Whole Words Only" trong Word giúp người dùng chỉ tìm kiếm và thay thế các từ nguyên văn, không phải các phần của từ. Điều này hữu ích khi bạn muốn thay đổi một từ cụ thể mà không ảnh hưởng đến các từ khác có chứa nó.
Ví dụ,
- Giả sử bạn có một tài liệu với các từ "chó", "chó con" và "chó săn".
- Bạn muốn thay đổi tất cả các từ "chó" thành "mèo".
- Nếu bạn không bật "Find Whole Words Only", Word sẽ thay đổi tất cả các trường hợp xuất hiện "chó", bao gồm cả "chó con" và "chó săn".
- Tuy nhiên, nếu bạn bật "Find Whole Words Only", Word sẽ chỉ thay đổi các từ "chó" nguyên văn. "Chó con" và "chó săn" sẽ không bị thay đổi.
Bật ô "Find Whole Words Only", nhập nội dung bạn muốn thay đổi, sau đó nhấp "Replace All".
LƯU Ý: Word coi các từ có dấu gạch nối (ví dụ: "well-documented") là các từ riêng lẻ, nên khi bạn bật "Find Whole Words Only", các từ này sẽ vẫn xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Use Wildcards: Sử dụng Ký tự đại diện
Wildcard có tính năng khá hữu ích giúp bạn tìm kiếm và thay thế văn bản theo cách linh hoạt. Ký tự đại diện có thể thay thế cho các ký tự chưa biết hoặc các chuỗi ký tự trong văn bản.
Nghe có vẻ phức tạp, nhưng sử dụng Ký tự đại diện (Wildcard) thực chất đơn giản hơn bạn nghĩ. Ví dụ:
- Dấu sao (*): Dùng để tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ, "th*" sẽ tìm các từ bắt đầu bằng "th" (như "thing" hoặc "this" - nhưng không tìm "truth" vì "th" nằm ở cuối từ).
- Dấu hỏi (?): Dùng để tìm một ký tự đơn lẻ trong một chuỗi. Ví dụ, "b?g" sẽ tìm "bag," "beg," "big," "bog," và "bug."
- Dấu ngoặc vuông [ ]: Dùng để tìm bất kỳ ký tự nào bên trong dấu ngoặc. Ví dụ, "b[ae]g" sẽ chỉ tìm "bag" và "beg". Thêm dấu chấm than (!) vào trong ngoặc vuông sẽ loại trừ các ký tự đó. Ví dụ, "b[!ae]g" sẽ tìm "big," "bog," và "bug.". Hay "[0-9]" sẽ tìm tất cả các chữ số từ 0 đến 9.
- Dấu gạch nối (-): Dùng để tìm khoảng cách giữa các ký tự. Ví dụ: "b-g" sẽ tìm "bag", "big", "bug", v.v. nhưng không tìm "beg". Hay "a-t" sẽ tìm "at", "it", "ot", "ut", v.v.
Lưu ý:
- Ký tự đại diện phân biệt chữ hoa/thường. Ví dụ, "th*" sẽ không tìm thấy "The".
- Bạn có thể kết hợp nhiều Ký tự đại diện trong một lần tìm kiếm.
- Để xem danh sách đầy đủ các Ký tự đại diện, hãy nhấp vào Special trong hộp thoại Find and Replace.
Sounds Like (English): tính năng "Phát âm giống
Sounds Like (English): một tính năng khá hữu ích phép bạn tìm kiếm các từ có cách phát âm tương tự nhau, ngay cả khi chúng được đánh vần khác nhau .Ví dụ, "hear" (nghe) và "here" (ở đây) là hai từ khác nhau nhưng lại phát âm giống nhau (gọi là từ đồng âm). Kiểm tra bằng tính năng này sẽ giúp bạn tìm ra tất cả các trường hợp của những từ đồng âm này.
Tuy nhiên, tính năng này chưa thật sự hoàn hảo vì một số vùng sẽ có cách phát âm khác nhau. Đặc biệt, ngôn ngữ tiếng Việt rất phong phú và có nhiều từ có phát âm gần giống nhau.
Find All Word Forms: Tìm Tất Cả Các Dạng Từ
Tính năng này giúp Word tìm tất cả các dạng của một từ cụ thể.
Ví dụ:
- Bạn tìm kiếm "Eat" trong tìm kiếm thông thường. Kết quả: Word sẽ tìm thấy tất cả các từ chứa chuỗi "eat", bao gồm "eating" và "cheat".
- Bạn tìm kiếm "Eat" bằng tính năng Find All Word Forms.
- Kết quả: Word chỉ tìm thấy các từ bắt nguồn từ "Eat", bao gồm "Eat", "Eating" và "Eaten".
- Không tìm thấy: "Beaten" - Mặc dù "Beaten" chứa chuỗi "eat", nó không phải dạng từ của động từ "Eat" nên Word không tìm thấy.
Tuy nhiên, tính năng này được thiết kế để sử dụng với tiếng Anh, và không hỗ trợ trực tiếp cho tiếng Việt.
Match Prefix and Match Suffix: Tìm Kiếm Tiền tố và Hậu tố
Tiền tố (prefix) là một từ hoặc chữ cái được đặt ở đầu của một từ hoặc một phần của từ. Hậu tố (suffix) được đặt ở cuối. Ví dụ, trong từ "chơi lại" (replaying), (play) là gốc từ, "re" là tiền tố và "ing" là hậu tố.
Tùy chọn (Match Prefix) và (Match Suffix) cho phép bạn tìm kiếm các từ có chứa các phần này.
Ví dụ, nếu chúng ta tìm kiếm hậu tố Match Suffix là "ing", Word sẽ trả về các từ như playing, "đi" going, và sing.
Tuy nhiên, tính năng này sẽ thích hợp nếu văn bản của bạn là tiếng Anh. Vì tiếng Việt sẽ không có tiền tố và hậu tố như tiếng Anh. Ví dụ, bạn gõ từ “bất” trong ô Match Prefix thì kết quả là bất công, bất thường, bất lực, bất mãn, bất chợt,... Nhưng như vậy thì giống với tính năng tìm kiếm Find thông thường.
Tổng kết
Ngoài ra, còn nhiều tính năng khác nữa như Ignore Punctuation Characters (Bỏ Qua Ký Tự Dấu Ngắt) để tìm kiếm các từ có thể chứa hoặc không chứa dấu câu, Ignore White Space Characters để tìm các từ chưa hoặc không chưa khoảng trắng, Search All, Down, or Up, …. Tuy nhiên, những tính năng này ít dùng và sẽ phù hợp với ngôn ngữ tiếng Anh hơn.
Nếu bạn biết tận dụng các tùy chọn này, bạn có thể tiết kiệm kha khá thời gian để thực hiện công việc tìm kiếm một yếu tố nào đó trong tài liệu của mình.
Trần Hàng Vĩ Khang
Nguồn: howtogeek
Nguồn: howtogeek
CHỦ ĐỀ TƯƠNG TỰ
- Cách Ngăn Windows 11 Hiển Thị Các Mục Đã Truy Cập Gần Đây Trong File Explorer
- Cách Ghi Âm Trên Laptop Windows 11
- Cách làm sạch máy tính xách tay của bạn và giữ máy ở trạng thái tốt
- Làm sao để sửa lỗi khi Windows Start Menu không hoạt động
- Cách giữ trạng thái Microsoft Teams của bạn luôn online: Tránh những hiểu lầm khi làm việc từ xa
