Drive là thứ chắc anh em dùng khá nhiều kể cả các bạn học sinh - sinh viên lẫn anh em đã đi làm nhưng có chắc là anh em đã biết hết những công dụng của nó chưa? Mình hay mày mò các dịch vụ để tìm ra giải pháp sử dụng nhanh gọn lẹ hơn để phục vụ cho học tập lẫn công việc. Mình tin là những thủ thuật ít người biết này sẽ giúp anh em làm việc hiệu quả hơn, kiếm nhiều tiền hơn để mua laptop Asus nhé hehe.
Chuyển hình, file PDF thành văn bản
Này là thủ thuật mình rất hữu dụng nhưng mình thấy ít anh em nào để ý khi sử dụng Drive. Ví dụ bạn có một bức hình toàn văn bản hay một file PDF, thay vì anh em nhìn vào đó để gõ lại thì nó rất mất thời gian nhưng nhờ có tính năng này thì mọi thứ của anh em sẽ tiện lợi hơn bao giờ hết. Để làm được anh em chỉ cần những thao tác đơn giản là: chuột phải vào file hình,PDF cần chuyển thành chữ → di chuột đến Open with → và chọn Google Doc thế là xong. Có thể là khi anh em chuyển xong thì format nó sẽ hơi rắc rối nhưng mà nó vẫn đỡ mất thời gian hơn việc anh em phải gõ lại một đống chữ đó, hay một cái nữa là thao tác này áp dụng được cho cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh.
Thêm phím tắt cho các file được chia sẻ
Có rất nhiều anh em mình thấy rất bối rối khi cần tìm file mình cần trong mục Share with me vì có quá nhiều file được chia sẻ trong suốt khoảng thời gian làm việc của anh em. Nhưng thủ thuật này giúp anh em phân những file được chia sẻ có tính quan trọng sang Drive chính của anh em bằng cái tạo một phím tắt. Vậy sẽ đỡ mất thời gian của anh em lục trong vô vàn file được chia sẻ. Thao tác rất đơn giản: chuột phải vào file → Add shortcut to Drive → chọn thư mục muốn để shortcut vào thế là xong.
Chặn chia sẻ file spam, file rác
Chắc hẵn anh em ai cũng gặp mấy thằng hay đi share file trên trời dưới đất mà chả liên quan gì đến công việc của anh em trong mục Shared with me, tính năng này giúp anh em cho tụi nó đăng xuất khỏi tầm mắt của mình. Thao tác như sau: chuột phải → Block, tính năng này đơn giản nhưng mình nghĩ nó hữu ích vì mình đỡ mất thời gian nhìn thấy những thứ không liên quan và không bao giờ mấy thằng spam có thể vào Shared with me của mình một lần nào nữa haha.
Tính năng Trash
Chắc anh em cũng biết tính năng này hiện tại rất phổ biến trên nhiều nền tảng lưu trữ hình ảnh, nhưng mình thấy đồng nghiệp hay bạn của mình rất ít biết đến nó vì nó thường không hiện diện rõ ràng trong Drive. Tính năng này dù rất nhỏ nhưng có thể cứu cả một cái project đó, ví dụ anh em đang làm một project cho công ty hay gì mà lỡ ấn nút xoá thì nó sẽ không mất liền nên anh em có thể vào thùng rác (trash) để khôi phục nó nhưng anh em lưu ý là file nằm trong thùng rác sẽ chỉ tồn tại trong 30 ngày, còn sau đó thì nó đăng xuất khỏi trái đất nha.
Lấy lại file gốc đã bị chỉnh sửa (File Versioning)
Tính năng này cực kỳ phù hợp với những người bất cẩn như mình, ví dụ anh em có một file văn bản gốc là zentalk.docx và khi chỉnh sửa xong thì anh em sợ rằng file chỉnh sửa mới sẽ bị đè lên file gốc vì nó cùng tên mà nhưng Drive rất hay ở điểm này là tự lưu lại những version (phiên bản) cũ của file đó trong 30 ngày mặc dù không cần đổi tên. Mình thấy đây là tính năng rất hay mà cực ít người biết, nó giúp anh em tìm lại những version cũ khi cần. Thao tác siêu đơn giản (lưu ý là Drive trên nền web mới được nha, app thì không được): chuột phải → Manage version → Chọn phiên bản cần lấy lại và download thôi.
Bookmark file
Tính năng này nó y chang tính năng favorite photo trên các nền tảng lưu trữ hình ảnh, video nhưng khác cái là bạn có thể bookmark (đánh dấu) cho tất cả các thể loại file từ phổ biến đến không phổ biến. Tính năng này giúp anh em có thể đánh dấu những file quan trọng và tìm lại nó dễ dàng hơn, nhưng lưu ý anh em đánh dấu vừa vừa phải phải thôi chứ đừng đụng cái gì cũng đánh dấu nha, vậy thì mục được đánh dấu của anh em sẽ rối nùi lên và tìm lại file mình cần rất lâu (tấm chiếu từng trải cho hay). Anh em chỉ cần chuột phải rồi Add to Starred là được nha.
Tổ chức file gọn gàn, sạch sẽ
Này không biết phải gọi là thủ thuật hay không nhưng mình nghĩ nó sẽ hữu ích cho anh em khi làm việc. Chuyện tổ chức file cho logic thì mình thấy nhiều anh em khá mơ hồ, nhiều người lưu tùm lum tên xong tới lúc cần tìm lại thì chả thấy đâu có khi mò mấy ngày mới ra cái file mình cần. Trong phần này thì mình chỉ chia sẻ cách đặt tên file sao cho dễ tìm, mình sẽ có bài viết hướng dẫn cách tổ chức file một cách logic và bài bản hơn ở bài viết sau. Mình thường hay đặt tên file theo cú pháp, thứ nhất là YYYYMMDD_Tên file ví dụ bài viết trên Zentalk của mình viết vào ngày 12/08/2022 thì mình sẽ đặt là 20220812_ThuthuatDrive.docx cú pháp này giúp mình biết rõ chính xác ngày nào mình tạo ra file đó và khi tìm thì cũng dễ hơn, ví dụ như là mình cần tìm những bài viết trong tháng 08/2022 thì mình chỉ cần search 202208 là nó hiện ra những file nằm trong tháng 08/2022, rất nhanh gọn lẹ luôn.
Còn một cách nữa mình cũng hay dùng đó là đặt tên theo thói quen search, có nghĩa là ví dụ mình có file hình chụp event giới thiệu Vivobook của Asus mà nếu mình đặt tên nó là Asus thì chả biết đâu mà lần nhưng nếu mình đặt là Hình Chụp Sự Kiện Asus Vivobook thì chỉ cần search là nó ra chính xác cái file đó luôn.
Mình đã móc hết ruột gan chia sẻ hết những thủ thuật mình hay dùng để tối ưu hoá cách dùng Drive cho anh em rồi đó. Anh em cứ thử những thủ thuật này là sẽ thấy hiệu suất công việc của mình cải thiệt một cách đáng kể, mình cá với anh em luôn. Tất nhiên là chắc gì mình biết hết tất cả thủ thuật của Drive nên anh em còn cái thủ thuật nào xịn xịn hay hay thì có thể chia sẻ thêm với mình bên dưới cmt nha.
