Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản lý công việc giải quyết 2 việc: thứ nhất, minh bạch hóa quá trình giao việc - nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; thứ hai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ. Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
- Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
- Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
- Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
- Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
- Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
- Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
- Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
- Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất
- Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email...
- Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
- Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.
1. Trello
Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban. Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
Giao diện Kanban của Trello
Ưu điểm:- Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.
- Không có tính năng chat nhóm
- Không phân cấp thành viên quản trị
- Không có báo cáo công việc
- Không hiệu quả khi quản lý thời gian...
2. Asana
Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list... Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.
Giao diện To-do-list của Asana
Một số ưu nhược điểm của Asana có thể tóm lại như sau:Ưu điểm:
- Cộng tác: Vốn là một ứng viên mạnh trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên… Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án - mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github...
- Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.
- Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.
- Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.
CHỦ ĐỀ TƯƠNG TỰ
- Find My Device là gì ? Cách bật và sử dụng Find My Device trên laptop Windows 11
- Cách xóa bộ đệm cập nhật của bạn trên Windows 11 và 10 bằng File Explorer
- Nên chọn mua laptop gaming hay mua PC gaming trong năm 2024
- 6 Thiết Bị Công Nghệ Siêu Di Động ASUS Và ROG Nâng Tầm Trải Nghiệm Du Lịch Của Bạn
- 10 Mẹo Sử Dụng Copilot Căn Bản Dành Cho Người Mới
